Come migliorare il tasso di recapito delle email

Un’email inviata si definisce recapitata quando viene effettivamente ricevuta dal suo destinatario. Potrà quindi essere contrassegnata come tale solo nel momento in cui si troverà all’interno della sua casella di posta elettronica, nella cartella della posta ricevuta.

Il tasso di recapito, rispetto al totale degli invii, rappresenta la percentuale di email che raggiungono le caselle di posta elettronica dei destinatari, senza finire nella cartella SPAM. Questo dato, ovvero la capacità degli invii di arrivare al destinatario, viene influenzato dalla reputazione d’invio del mittente stesso presso gli Internet Server Provider (ISP).
Si tratta di un livello generale di fiducia che viene assegnato sulla base di diversi elementi decisivi: i reclami degli utenti,  gli hard bounce; le spam trap; la reattività dei destinatari; i sistemi di autenticazione elettronica (SPF, DKIM); la reputazione del dominio e dell’indirizzo IP d’invio; il contenuto delle email; blacklist.

I reclami degli utenti

Gli utenti che percepiscono come indesiderata un’email possono inviare un reclamo all’ISP attraverso la funzione della casella di posta elettronica “segnala come posta indesiderata”. Un alto tasso di reclami a carico delle email ha un impatto negativo sulla reputazione di invio presso gli Internet Server Provider: le email inviate avranno difficoltà a superare i loro filtri. Il livello massimo di reclami tollerati dagli ISP è lo 0,1%, per questo Relationsuite inserisce, in automatico, gli indirizzi che hanno inviato la segnalazione negativa in una blacklist in modo da non ripetere gli invii a questi utenti.

Per evitare i reclami è importante che gli invii siano indirizzati solo a quegli utenti che si sono iscritti alla newsletter. In questo modo sarà difficile ricevere segnalazioni negative da chi ha scelto di rimanere in contatto con il brand.

Gli hard bounce

Anche un livello troppo alto di hard bounce influenza negativamente la reputazione di invio. Un hard bounce avviene quando il server di posta elettronica del destinatario rifiuta l’email in arrivo perché l’indirizzo email è inesistente o non più attivo.
Il volume di questi rifiuti rappresenta un indicatore di pertinenza della banca dati in possesso di chi invia; se questo risulta alto è possibile che la banca dati stessa sia obsoleta.

Per limitare gli hard bounce è importante non utilizzare banche dati obsolete.

Le spam trap

Le spam trap o trappole per spammer sono finti indirizzi email usati dagli ISP per individuare gli spammer. Questi indirizzi sono stati creati proprio per monitorarne l’attività: quando ricevono mail indesiderate, l’indirizzo mail o l’indirizzo IP del mittente viene segnalato come spammer ed inserito nella blacklist.

Per evitare le spam trap è bene non utilizzare indirizzi, acquisiti da terzi, di cui non si conosce la provenienza.

La reattività dei destinatari

Un altro parametro di valutazione riguarda la reattività dei destinatari che ricevono le email. Apertura delle email ricevute e interazioni con i link presenti determina uno storico positivo indicativo di interesse nei confronti del mittente.  Se i destinatari degli inviii hanno uno storico di aperture e clic, sugli invii, le email future arriveranno certamente nella posta in arrivo.
Se alcuni contatti non sono iscritti di recente alla newsletter e non interagiscono con gli invii il loro comportamento nei confronti delle email inviate (disinscrizione o inserimento nella spam per esempio) sarà preso in considerazione dagli ISP e associato negativamente al dominio del mittente.

I sistemi di autenticazione elettronica

Anche la presenza dei sistemi di autenticazione elettronica SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (Domain Keys Identified Mail) influenzano la reputazione d’invio. Si tratta di due protocolli che attestano la sicurezza degli invii, evitano lo spam e  validano la posta elettronica in ingresso.

La reputazione del dominio

Al primo invio della newsletter, a dei nuovi iscritti, gli ISP recapiteranno le email basandosi sulla reputazione globale del dominio dal quale si invia.
Se la reputazione del dominio è negativa l’invio non andrà a buon fine: ad esempio se alcuni contatti di un determinato servizio di posta elettronica hanno già ignorato, segnalato come SPAM o si sono disinscritti, è probabile che il dominio venga considerato come SPAM e relegato nella relativa cartella di tutti gli utenti di quel servizio.
Se invece la reputazione presso gli ISP è positiva, l’email arriverà sistematicamente nella posta in arrivo, sia con i contatti precedenti che con i nuovi iscritti.

La reputazione dell'IP

Come i domini, gli IP hanno una reputazione presso gli ISP. Il dominio è l'elemento più importante per arrivare nella posta in arrivo, sia che si tratti di un IP condiviso che di un IP dedicato.

Il contenuto dell’email

Gli ISP verificano che il contenuto non presenti alcun elemento che possa far ipotizzare che si tratti di SPAM.
Per evitare che l’email inviata venga considerata negativamente è molto importante costruire contenuti di qualità.

Essere presenti in una blacklist

Se si è presenti nella blacklist di un ISP se ne riceve comunicazione attraverso un’email che ne spiega le motivazioni e le modalità per essere cancellati. E’ fondamentale agire tempestivamente e seguire la procedura pena un impatto negativo sul tasso di recapito.

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